Frei von Metallen, Kunststoffen und Knicken

Ein 70 Jahre alter „Stellenplan der Stadt Stolberg“ ist auch heute noch gut für die Nachwelt erhalten.

Foto: Stadtarchiv
Foto: Stadtarchiv

In den vergangenen 18 Monaten präsentierte das Stadtarchiv 18 Archivalien aus den verschiedenen Beständen und Sammlungen des Stolberger Kommunalarchivs. Der Idealfall ist ein erschlossener Bestand, der für die Nutzung durch Forscher bereit ist. Aber vom Büro bis ins Archiv passiert einiges.

 

Der „Stellenplan der Stadt Stolberg Rhl. für das Rechnungsjahr 1946/47“ aus einer unerschlossenen Akte des Personalamtes zeigt die tägliche Realität der Archivarbeit: eine Vielzahl von ausgesonderten Akten, die für die Aufgabenerledigung der Verwaltung nicht mehr benötigt werden, müssen inhaltlich und konservatorisch für Archivnutzer vorbereitet werden. Dabei wird die Laufzeit bestimmt, damit ein Historiker oder Schüler weiß, ob die Akte für seine Forschung relevant ist. Diese Akte beginnt 1946 und endet 1962. „Fernsprechgehilfe“ und „Telefonistin“, „Stadtbote“ und „Kanzleiangestellte“ und „Polizei-„ oder „Hauptwachtmeister“ im städtischen Dienst zeigen hier schnell, dass es sich um mittlerweile historisches Material handelt, da die Berufsbilder oder -bezeichnungen verschwunden sind oder die Polizei seit über fünfzig Jahren nicht mehr kommunal organisiert ist.

 

Eine Akte, wie auch private Sammlungsbestände, ist meist in einem Ordner gelagert. Hier noch ein altertümliches Modell mit vierfacher Lochung. An den Unterlagen finden sich oft Klammern und drum herum Plastikhüllen. All dies ist im Archiv völlig unerwünscht. Metalle rosten, Plastik verändert seine Struktur, so dass beide Stoffe auf Dauer das Papier schädigen. Wenn diese Unterlagen, wie das älteste Stolberger Archivale von 1664, auch über 350 Jahre alt werden wollen, müssen sie gepflegt werden. In säurefreier Verpackung, ohne Metalle, Kunststoffe und Knicke der Seiten, wird diese Akte wie alle Archivalien auf Dauer aufbewahrt. Damit ist sie konserviert, aber noch nicht erschlossen: dazu wird neben der Laufzeit ihr genauer Inhalt aufgeschlüsselt.

 

Als Spitze der Verwaltung benennt der Stellenplan von 1946/1947 noch den Bürgermeister: mit dem Vermerk „demnächst Stadtdirektor“. Nach britischem Vorbild war die Doppelspitze in Nordrhein-Westfalen eingeführt worden. Seit 1997 ist der Bürgermeister wieder auch Verwaltungschef. Wer nun die Posten innehatte und wie die Stadtverwaltung organisiert war, erfahren so Archivnutzer auch noch in 350 Jahren beispielsweise aus dieser Akte. Um in Tausenden archivierten Akten, staub- und generell gefährdungssicher in Spezialkartons verpackt, diejenige herauszufinden, die für einen Lokalhistoriker interessant ist, erfolgt ein Eintrag im Findbuch. Ihre Beschriftung gemäß Aktenplan der Verwaltung lautet noch 31-10-01, wird aber gegen eine allgemein verständliche Beschreibung ersetzt. Hier wird der Nutzer dann im Findbuch unter anderem lesen: „Stellenpläne, Lohnlisten, Niederschriften des Personalrates“. Dann ist die Akte erschlossen und bereit für die Archivnutzer.

 

Um nicht nur die Seite der Stadtverwaltung historisch zu dokumentieren, ist im Archivgesetz des Landes Nordrhein-Westfalen besonders geregelt, dass jedes Kommunalarchiv die Pflicht hat, auch historisch relevante Sammlungen von Privatpersonen, Vereinen und Firmen zu übernehmen. Als gesetzliche Pflichtaufgabe erfüllt das Stadtarchiv seine Funktion als Dokumentations- und Bildungsstätte, die wichtige Dokumente fachgerecht behandelt und dauerhaft allen Bürgern zugänglich macht. Nach Ablauf von dreißig Jahren sind die städtischen Unterlagen einsehbar und im Idealfall konservatorisch behandelt und erschlossen, wie demnächst diese Personalamtsakte.

 

Die schlechte, da stark säurehaltige Papierqualität dieser Unterlagen der Nachkriegszeit ist typisch, aber durch Entsäuerungsverfahren zu beheben. Das gut gemeinte, moderne Laminieren von schutzwürdigen Unterlagen ist jedoch ihr Tod: das Verschweißen ist irreversibel und laminierte Schriftstücke werden kein hohes Alter erreichen.

 

Fragen Sie also gerne den Stadtarchivar, wenn Sie historisch wertvolle Unterlagen haben und für die Nachwelt erhalten wollen.

 

Quelle: Super Mittwoch

Kandidat für den Städteregionsrat
Dr. Tim Grüttemeier

 

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